Dokument prawny
Polityka Prywatności
Serwis SmALL-KSeF (smallksef.4c.pl)
Wersja: 1.0 · Data publikacji: 1 marca 2026 r.
§ 1. Administrator Danych Osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest:
NIP: 5322075176
KRS: 0000712107
E-mail: info@4c.pl
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: info@4c.pl.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie jest to wymagane przepisami art. 37 RODO w przypadku działalności administratora.
§ 2. Zakres i Cel Przetwarzania Danych
Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Świadczenie usługi SaaS (SmALL-KSeF) — prowadzenie konta, obsługa faktur, integracja z KSeF | Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy | Przez czas trwania umowy + 5 lat (obowiązki podatkowe) |
| Rejestracja konta testowego (trial 7 dni) | Art. 6 ust. 1 lit. b — podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy | 7 dni trialu + 30 dni po wygaśnięciu |
| Realizacja zamówień i płatności (zen.com) | Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy; Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny (przepisy podatkowe) |
5 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę |
| Wysyłanie powiadomień transakcyjnych (e-mail z kodem 2FA, hasłem, potwierdzeniami) | Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy; Art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes |
Do czasu usunięcia konta |
| Ochrona przed nadużyciami (captcha, logi IP) | Art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes administratora (bezpieczeństwo systemu) | 90 dni |
| Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami prawnymi | Art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes administratora | Do czasu przedawnienia roszczeń (max. 6 lat) |
| Wypełnianie obowiązków podatkowych i rachunkowych | Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny | 5 lat od końca roku podatkowego |
§ 3. Kategorie Przetwarzanych Danych
W zależności od rodzaju interakcji z serwisem przetwarzamy następujące kategorie danych:
3.1. Dane konta użytkownika
- Imię i nazwisko
- Adres e-mail (login)
- Numer telefonu (opcjonalnie, do 2FA)
- Zaszyfrowane hasło (bcrypt, jednokierunkowe)
3.2. Dane firmy (rejestracja konta / umowa)
- Nazwa firmy
- NIP, REGON
- Adres siedziby
- Dane kontaktowe firmy
3.3. Dane transakcyjne
- Dane zamówień (plan, kwota, status płatności)
- Identyfikator transakcji płatniczej (zen.com)
- E-mail i imię/nazwisko nabywcy
3.4. Dane techniczne (zbierane automatycznie)
- Adres IP (logi bezpieczeństwa, captcha)
- User-Agent przeglądarki (tylko dla zgłoszeń trial)
- Sesja uwierzytelniania (token JWT w localStorage)
Uwaga: Nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych) w rozumieniu art. 9 RODO.
§ 4. Odbiorcy Danych Osobowych
Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
- Zen.com (Cormeum S.A.) — operator płatności elektronicznych, w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji. Dane przekazywane zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych.
- Krajowa Administracja Skarbowa (KSeF) — przekazywanie danych faktur za pośrednictwem API KSeF, na żądanie użytkownika. Administrator działa wówczas jako podmiot przetwarzający w imieniu podatnika.
- Dostawca hostingu/infrastruktury — serwer VPS, na którym działa system (umowa powierzenia).
- Dostawca usług poczty elektronicznej (SMTP) — w zakresie wysyłania powiadomień transakcyjnych.
- Organy publiczne — gdy obowiązek wynika z przepisów prawa (np. urząd skarbowy, sąd).
Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacjom międzynarodowym.
§ 5. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą
Na podstawie RODO przysługują Państwu następujące prawa:
- Prawo dostępu (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane, a jeśli tak — prawo do ich kopii.
- Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — prawo do żądania poprawienia nieaktualnych lub błędnych danych.
- Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) — „prawo do bycia zapomnianym", z zastrzeżeniem wyjątków prawnych (np. obowiązki podatkowe).
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo do żądania wstrzymania przetwarzania w określonych przypadkach.
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy.
- Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.
- Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (art. 22 RODO) — informujemy, że nie stosujemy automatycznego profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne.
Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z administratorem pod adresem info@4c.pl. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
5.1. Prawo do wniesienia skargi
Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO):
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
Tel.: +48 22 531 03 00
E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Strona: uodo.gov.pl
§ 6. Pliki Cookie
Serwis SmALL-KSeF stosuje wyłącznie niezbędne pliki cookie, bez których działanie usługi nie jest możliwe. Nie stosujemy plików cookie analitycznych, reklamowych ani śledzących osób trzecich.
| Nazwa / Typ | Cel | Czas życia | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
ksef_token (localStorage) |
Przechowywanie tokenu uwierzytelniającego (JWT) dla zalogowanego użytkownika | Do wylogowania | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) |
ksef_user (localStorage) |
Cache danych profilu użytkownika po stronie przeglądarki | Do wylogowania | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) |
ksef_cart (localStorage) |
Zawartość koszyka zakupów (plan, ilość) przed płatnością | Do zamknięcia karty / zakupu | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) |
cookie_consent (localStorage) |
Zapamiętanie faktu zapoznania się z informacją cookie | 365 dni | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) |
Powyższe mechanizmy przechowywania są technicznie niezbędne. Zgodnie z art. 5 ust. 3 Dyrektywy 2002/58/WE (ePrivacy) niezbędne pliki cookie nie wymagają uprzedniej zgody użytkownika.
§ 7. Bezpieczeństwo Danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:
- Szyfrowanie transmisji danych za pomocą protokołu TLS/HTTPS
- Przechowywanie haseł w formie skrótów kryptograficznych (bcrypt) — hasła nie są znane administratorowi
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) jako opcja dla użytkowników
- Ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do upoważnionego personelu
- Regularne tworzenie kopii zapasowych
- Captcha chroniąca przed automatycznym tworzeniem kont (ochrona przed botami)
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, administrator powiadomi te osoby bez zbędnej zwłoki, zgodnie z art. 34 RODO.
§ 8. Podanie Danych — Dobrowolność vs. Wymóg
Podanie danych osobowych jest:
- Dobrowolne, lecz niezbędne do korzystania z usługi SmALL-KSeF — bez podania wymaganych danych (e-mail, NIP firmy) rejestracja konta jest niemożliwa.
- Wymagane przepisami prawa w zakresie danych koniecznych do wystawiania faktur i rozliczeń podatkowych (art. 106e ustawy o VAT).
§ 9. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Profilowanie
Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, w tym profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na osoby fizyczne.
§ 10. Linki do Zewnętrznych Serwisów
Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych witryn (np. MF/KSeF, zen.com). Administrator nie ponosi odpowiedzialności za praktyki w zakresie ochrony danych stosowane przez te podmioty. Zalecamy zapoznanie się z politykami prywatności tych serwisów.
§ 11. Zmiany Polityki Prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. Wszelkie zmiany będą publikowane na tej stronie z nową datą wersji. W przypadku istotnych zmian użytkownicy posiadający aktywne konta zostaną powiadomieni e-mailem z odpowiednim wyprzedzeniem.
Korzystanie z serwisu po dacie wejścia w życie zmian oznacza ich akceptację.
§ 12. Kontakt w Sprawach Ochrony Danych
Wszelkie pytania, wnioski i żądania dotyczące danych osobowych prosimy kierować na adres:
E-mail: info@4c.pl
Adres: ul. Sosnowa 2B, 05-420 Józefów